Corona - papierlose Buchhaltung

In Zeiten der Corona-Krise haben auch wir uns überlegt, wie wir Ihnen entgegenkommen und vielleicht sogar gleichzeitig unser Service verbessern können:

Die papierlose Buchhaltung wäre eine Möglichkeit wie wir gemeinsam mehrere "Fliegen auf einen Schlag" erledigen könnten:

- Sie ersparen sich die Zeit die Buchhaltung zu uns ins Büro zu bringen.
- Sie ersparen sich die Zeit die Buchhaltung wieder abzuholen.
- Sie können in Zeiten des Coronavirus sozialen Kontakt minimieren.
- Sie ersparen sich auch beim Jahresabschluss das Vorbeibringen der Unterlagen.
- Sie haben ununterbrochen Ihre Belege bei sich und können jederzeit in den Unterlagen nachsehen.
- In Verbindung mit dem elektronischen Einlesen der Kontoauszüge bei der Bank entstehen Ihnen keine Mehrkosten.

 Was ist zu tun um die papierlose Buchhaltung umzusetzen?

- Sie teilen uns mit, dass Sie papierlos buchen lassen wollen.
- Wir organisieren, dass wir Ihre Kontoauszüge von der Bank in elektronischer Form bekommen.
- Sie scannen die Belege in Ihrem Betrieb ein - siehe dazu unten mehr
- Sie mailen uns die Unterlagen oder übertragen diese in unseren Dropbox-Ordner.
- Wir buchen für Sie papierlos.
- Der Umstieg ist jederzeit möglich.

 

Weiterer langfristiger Nutzen:
Weiter gedacht können wir Ihnen anbieten Ihren Zahlungsverkehr zu vereinfachen (das Eingeben der Überweisungen ins Telebanking kann wegfallen), Sie beim Mahnwesen zu unterstützen usw. Diese weiterführenden Zusatznutzen würden wir individuell an Sie anpassen. Dazu wäre ein kurzes Gespräch (in den nächsten Tagen/Wochen wohl über Videokonferenz) sinnvoll.

 

Was bringt es dem Steuerberater?
Kurzfristig nichts. Wir sind beim papierlos Buchen zunächst etwas langsamer als bisher. Durch den Wegfall des Belegtransportes bei der Erstellung des Jahresabschlusses und der damit verbundenen Zeitersparnis sollten wir wirtschaftlich keinen Nachteil haben. Wir sehen das Angebot als einen Zusatznutzen für Sie, wobei uns keine wesentlichen Mehrkosten entstehen sollten und wir daher gerne Ihnen diesen Zusatznutzen weitergeben.

 

Gibt es für mich als Unternehmer Mehrkosten?Nach unserer Einschätzung nein. Die Zeit für das Einscannen hätte der Mitarbeiter (oder Sie selbst) auch für das Transportieren benötigt. Das Scannen in Ihrem Unternehmen sollte auch beim Druckeranbieter keine Mehrkosten verursachen. Der Steuerberater wird, wie beschrieben in Verbindung mit der elektronischen Verbuchung der Bankauszüge, die Kosten halten können.

 

Rechnungen einscannen - nicht so schlimm wie es sich anhört!
Wir haben schon seit längerem einige Klienten, die uns die Belege elektronisch übermitteln. Bei allen Klienten, die das bisher nutzen ist der Zeitaufwand für das Scannen niedriger als das Vorbeibringen der Unterlagen - von der Zeitersparnis beim Abholen gar nicht zu sprechen.
In der Praxis bedeutet das: Die Rechnungen/Belege wie gewohnt sortieren und dann pro Teilbereich z.B. Kassa, Bank, Ausgangsrechnungen in einem Stapel in pdf einscannen. Diese Dateien werden dann uns gemailt. Teilweise legen auch Klienten ihre gesamte Buchhaltung in einem Cloudspeicher (Dropbox, Livedrive etc.) ab und wir greifen einfach darauf zu. Voraussetzung ist natürlich ein handelsüblicher Scanner.

 

Der soziale Kontakt zum Steuerberater
Häufig werden bei der Übergabe der Unterlagen auch die eine oder andere Frage geklärt oder aber auch einfach einige nette Worte ausgetauscht. Natürlich werden wir im Rahmen einer papierlosen Buchhaltung offene Fragen auch eher per Email oder Telefon klären. So werden sich persönliche Gespräche teilweise auf das Telefon verlagern. Trotz allem stehen wir - nach der Corona-Krise - für ein persönliches Gespräch und sei es nur um Kleinigkeiten zu besprechen jederzeit gerne zur Verfügung!

 

Kontaktieren Sie uns - wir beraten Sie dazu gerne telefonisch bzw. bringen Ihre Buchhaltung auf den nächsten digitalen Level!